E-Mail QR-Setup

QR-Codes für einfache E-Mail-Einrichtung bei Kunden

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E-Mail QR-Setup

Mit dem E-Mail QR-Setup können Sie Ihren Kunden die Einrichtung ihrer E-Mail-Konten stark vereinfachen. Statt komplizierter Server-Daten schicken Sie einfach einen QR-Code oder Link.

So funktioniert es

1. Sie erstellen einen QR-Code

Im Admin-Bereich unter E-Mail QR-Setup geben Sie ein: - Die E-Mail-Adresse des Kunden (z.B. info@kunde.at) - Den Anzeigenamen (z.B. "Max Mustermann") - Den E-Mail-Provider (z.B. All-Inkl, KAS-Server)

Das System erstellt automatisch: - Einen QR-Code zum Scannen - Einen Link zum Versenden

Sie können den Link versenden per: - WhatsApp - Ein Klick, fertig - E-Mail - Mit vorformuliertem Text - SMS - Für Kunden ohne Smartphone - Telegram - Alternative zu WhatsApp

Oder Sie drucken den QR-Code aus und geben ihn dem Kunden mit.

Wenn der Kunde den Link öffnet oder den QR-Code scannt, sieht er eine Seite mit:

Für iPhone, iPad und Mac: - Einen Button "Profil herunterladen" - Schritt-für-Schritt Anleitung - Das Profil richtet alles automatisch ein!

Für Android und Windows: - Alle Server-Einstellungen übersichtlich - "Kopieren"-Buttons für jeden Wert - Einfache Anleitung zum Eingeben

Sicherheit

Die Links sind sicher:

Schutz Beschreibung
Zeitlich begrenzt Links laufen nach 7 Tagen ab
Zugriffe begrenzt Maximal 5x abrufbar
Kein Passwort Das Passwort muss der Kunde selbst eingeben
Deaktivierbar Sie können Links jederzeit sperren

Schritt-für-Schritt Anleitung

QR-Code erstellen

  1. Öffnen Sie Admin → E-Mail QR-Setup
  2. Geben Sie die Domain ein (z.B. kunde.at)
  3. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein (z.B. info@kunde.at)
  4. Geben Sie den Namen ein (z.B. Firma Kunde GmbH)
  5. Wählen Sie den Provider (z.B. All-Inkl.com)
  6. Klicken Sie auf QR-Code generieren

Nach dem Erstellen sehen Sie: - Den QR-Code (kann ausgedruckt werden) - Buttons zum Versenden (WhatsApp, E-Mail, etc.) - Button zum Kopieren des Links

Tipp: Der WhatsApp-Button öffnet WhatsApp mit fertigem Text und Link!

Unter dem Formular sehen Sie alle erstellten Links:

Spalte Bedeutung
E-Mail Welche E-Mail-Adresse
Kunde Zugeordneter Kunde (falls gewählt)
Zugriffe Wie oft wurde der Link geöffnet (z.B. 2/5)
Ablauf Wann läuft der Link ab
Status Aktiv, Läuft bald ab, Abgelaufen, Erschöpft

Was sieht der Kunde?

Auf iPhone und iPad

  1. Kunde öffnet den Link
  2. Tippt auf "Profil herunterladen"
  3. Öffnet die Einstellungen
  4. Tippt auf "Profil installieren"
  5. Gibt sein E-Mail-Passwort ein
  6. Fertig! Die Mail-App ist eingerichtet

Auf MacBook und Mac

  1. Kunde öffnet den Link
  2. Klickt auf "Profil herunterladen"
  3. Doppelklickt die heruntergeladene Datei
  4. Öffnet Systemeinstellungen → Profile
  5. Klickt auf "Installieren"
  6. Gibt sein E-Mail-Passwort ein
  7. Fertig! Die Mail-App öffnet sich

Auf Android

  1. Kunde öffnet den Link
  2. Sieht alle Server-Einstellungen
  3. Öffnet seine E-Mail-App
  4. Tippt auf "Konto hinzufügen"
  5. Gibt die Daten ein (kann mit Kopieren-Button übernehmen)
  6. Gibt sein E-Mail-Passwort ein
  7. Fertig!

Auf Windows (Outlook)

  1. Kunde öffnet den Link
  2. Sieht alle Server-Einstellungen
  3. Öffnet Outlook → Datei → Konto hinzufügen
  4. Wählt "Manuell einrichten"
  5. Gibt die Daten ein
  6. Gibt sein E-Mail-Passwort ein
  7. Fertig!

Wenn ein Link abgelaufen ist, sieht der Kunde eine freundliche Meldung:

Link abgelaufen Dieser Link ist am 15.01.2025 abgelaufen. Bitte kontaktieren Sie uns für einen neuen Link.

Mit Kontaktdaten (E-Mail, Telefon) zum Anfordern eines neuen Links.

Tipps

Für welche E-Mail-Provider funktioniert es?

  • All-Inkl.com - Automatisch erkannt
  • KAS-Server - Automatisch erkannt
  • Google Workspace - Automatisch erkannt
  • Microsoft 365 - Automatisch erkannt
  • Eigener Server - Manuell eingeben

Kann ich sehen, ob der Kunde es genutzt hat?

Ja! In der Links-Tabelle sehen Sie: - Wie oft der Link geöffnet wurde - Wann der letzte Zugriff war

Was, wenn der Kunde sein Passwort nicht weiß?

Das Passwort können Sie im Kunden-Detail unter Zugangsdaten hinterlegen. Der Kunde muss es aber selbst auf seinem Gerät eingeben - aus Sicherheitsgründen wird es nicht automatisch übertragen.

Kann ich mehrere E-Mail-Adressen für einen Kunden erstellen?

Ja! Erstellen Sie einfach mehrere QR-Codes. Jeder bekommt seinen eigenen Link.

Häufige Fragen

Frage: Warum braucht der Kunde trotzdem sein Passwort?

Antwort: Aus Sicherheitsgründen. Das Passwort wird nie über das Internet geschickt. Der Kunde gibt es direkt auf seinem Gerät ein.

Frage: Was ist eine .mobileconfig Datei?

Antwort: Eine Konfigurationsdatei von Apple. Sie enthält alle E-Mail-Einstellungen und richtet das Konto automatisch ein. Sehr praktisch für iPhone, iPad und Mac!

Frage: Funktioniert der QR-Code auch ohne Internet?

Antwort: Nein, der Kunde braucht Internet um die Seite zu öffnen. Aber nur einmal - danach ist die E-Mail eingerichtet.

Frage: Kann ich den Link mehrmals verschicken?

Antwort: Ja! Der gleiche Link funktioniert bis zu 5x oder 7 Tage - je nachdem was zuerst eintritt.

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